郭政佑
進入職場的第一件事情應該就是寄信了，從應徵工作開始，寄信就是關鍵，寄好一封信可能會影響你找工作與職場表現。
分享我一路走來在寄信這件事情上的一些心得與該注意的5個重點。
- 1.清楚表達目的
- 2.寫正確對方或公司名字
- 3.不要有錯字
- 4.寄送附件注意事項
- 5.態度誠懇不輕浮
1.清楚表達目的
寄信首要的事情就要清楚表明目的，尤其是在信件的主旨就要明確地告訴對方這是一封什麼信，大家的信件和事情都很多，你如果沒辦法清楚的表達目的，可能對方連開啟郵件都不想。
以求職信為例，今天對方公司開出了一個職位，叫做「平面設計師」，信件的主旨就能打上【應徵平面設計師】履歷與作品集(應徵者：XXX)
內容方面一定要清楚說明自己「為何寄」這封信以及希望對方做什麼(邀請對方參加活動、訪談、授課等等)，之前聽過有人邀請講師演講，但是就直接跟對方說幾月幾號有空嗎？能不能到學校演講，像是這樣的邀請就犯了幾個錯。
第一、沒有告訴講者是什麼樣的演講，這樣講者無從判斷是否要參加。
第二、通常邀請除非時間是固定的，不然應該要讓講者有選擇，這樣其實邀請到的機率也會提高。
第三、這是正式邀請信件，這種沒頭沒尾的信件，連一般朋友都不知道怎麼回你，講者就更難回覆了。
2.寫正確對方或公司名字
對我來說，這應該算是寫信的大忌了，寫錯公司或對方的名字，除了代表不用心外，也可能讓你失去機會或工作，有些人求職，結果求職信件內容沒有改到，把同一篇內容投到不同公司，人家光是看到你應徵公司的名稱寫錯，就不太可能給你機會了，所以一定要記住千萬別寫錯。
3.不要有錯字
其實跟第二項有點像，但是這點我主要是判斷對方是否細心和基本文字涵養的，像是因為電腦選字沒有改到，代表可能沒有再次檢查寄出的信件，如果是求職者或是合作者，我就會覺得對方可能不是一個細心的人。
再來就是，如果「因、應」或「在、再」不分的會讓我覺得基本文字涵養不足，也會讓我對於這個人的能力產生質疑。
4.寄送附件注意事項
附件的寄送也是很多人容易疏忽的地方，有些人在寄送檔案、圖片時不會針對圖片重新命名，導致傳過去的檔案有時下載下來後不好找或是對方假如一次下載多位求職者的履歷，你的履歷檔名沒有好好命名，會讓人在尋找或整理造成困擾，也影響對方對你的印象。
另外我在收履歷時也收到過檔案非常大的狀況，檔案大最大的問題在於使用手機收信時不方便直接線上閱覽，必須等有電腦才能下載查看，另外壓縮檔案也有相同問題，尤其像是求職如無必要不建議使用壓縮檔。
另外附件一定要注意對方是否有權限閱覽或下載，有些人喜歡使用雲端來傳送附件，其實雲端有個好處，就是信件寄出短時間內發現作品有誤，還能馬上更新雲端內檔案，但是千萬要記得權限一定要開啟，讓對方可以查看。
5.態度誠懇不輕浮
因為通訊軟體的發達，在現代會用信件來溝通的情境通常都是比較正式的內容，所以在溝通上千萬要特別注意禮節，有些人可能習慣了通訊軟體上的溝通模式，把這樣的溝通方式複製到信件中，其實這樣容易會讓人覺得輕浮和不誠懇，加上信件內容應該要一次就把事情說情處，所以在內容敘述上一定要簡潔明瞭，不要有太多冗言贅字。
寄信從求職就開始，好的信件幫你開啟機會，壞的信件可能會讓你從此錯失一份工作，希望過去的一些經驗能夠對大家有幫助。
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