「工具的選擇不挑好,挑適合。」
▎Todoist (免費/付費)
第一個要介紹的是 Todoist,前一篇文章有提到「待辦清單」,而我一直以來使用的待辦清單工具就是這款,使用的原因就是簡潔好用,而且可以跟 Google 行事曆連動,且能夠設定每天、每週的固定待辦事項,非常方便,我提到的工具都是免費可用,以我自己來說我現在免費就很夠用。
主要使用情境就是「每日事項」都看這裡,這裡的事項除了工作外,我也會把一些日常事項加入,像是運動、吃藥這些都可以加入,像是我前一篇提到的,很多事情不要靠大腦,容易忘。
而且這類待辦清單工具用起來很有成就感,因為每完成一件事情就可以勾選劃掉,很像是遊戲完成任務一樣,當你一天完成5件還會恭喜你,全部完成也是,工作的成就感真的很重要,這是我喜歡使用待辦清單工具的原因之一。
▎1Password (付費)
這個工具應該是我的救星,幫我人生省下一堆時間,他是「密碼管理」工具,很多人可能不知道或是覺得這工具會不會不安全,又或是使用瀏覽器的密碼儲存,這邊我來分享一下使用原因。
密碼管理工具可以幫我們紀錄密碼,尤其他可以產出一些你可能記不住的複雜密碼,他可以搭配瀏覽器插件和APP,快速幫你登入各種網站服務,手機也可以,所以瀏覽器就沒辦法那麼方便,而且如果你臨時用他人設備,還能用手機查帳密,這時存在瀏覽器就不能用了。
有人會說這樣不會不安全嗎?如果軟體被破解,首先密碼管理工具比起你把密碼存在雲端、記事本、手寫筆記都來的安全,而且如果你不用密碼管理工具,腦袋根本記不了太多組密碼,所以密碼肯定都是簡單或重複,這樣被盜風險也很高,又因為平台太多常常忘記登入不了而反而麻煩,只能說這工具替我節省很多時間、心力。
▎Arc (免費)
Arc 是我目前主要使用的瀏覽器工具,目前只有 macOS 和 iOS,不過 Windows 好像今年也會出,會使用這個瀏覽器的原因是因為很喜歡他可以分類型的方式,例如我可以把公司工作、個人品牌、娛樂各分一類,然後裡面放上我會用到的網頁內容,這樣切換非常方便。
當我需要找工作時就只要在一個地方找,然後他設計也不錯看,還有一些瀏覽器的修改功能,至於插件,因為核心都是跟 Chrome 一樣,所以 Chrome 可以用的他都能用,只要一開始習慣後就能適應了。
其實我挑工具就是希望可以節省時間跟心力,所以我在選擇工具上我會去實際體驗,放入我們日常跟工作流程中,看他是不是真的能幫我解決問題、節省時間跟心力,如果可以我就會使用。
▎Notion (免費/付費)
Notion 應該是我這次介紹的工具中最多人認識跟在用的,其實這邊我們可以替換成其他筆記軟體也可以,我其實筆記軟體也不只用這一個,Notion 主要是幫我紀錄一些長期的內容,像是我固定會使用到的一些資料,例如:自我介紹、轉帳資料等等,方便我可以快速提供給合作夥伴。
另外就是用來整理一些工作流程,主要是因為他的 Table 功能很好實用,有很多瀏覽模式,我就把我的工作流程紀錄上去,如果工作流程有變更就只要從這邊調整,用途就是偏長期的內容會紀錄在這,之後我會再介紹其他筆記工具,針對不同情境有不同適合的工具,不需要只用一套工具把自己綁死,而是依照不同情境去選擇適合的工具,工具是用來解決問題的。
▎Raycast (免費/付費)
如果有用 Mac 的人應該熟悉 Spotlight 這個搜尋功能,Raycast 類似,他也是搜尋工具,但他更進階的地方是可以設定很多快捷方式,讓你更快速的開啟某些工具,或是輸入關鍵字可以幫你打出內容,像是我輸入「#mail」就會自動打好我的 Mail,節省我很多時間,類似的咒語我也用在手機、地址等等常用的內容上。
另外則是開啟軟體,快速打開軟體真的很棒,雖然就節省幾秒,但是心情真的很好,工作上會感覺更「順」,不用感覺被卡住,這個工具還會有很多人研發很多實用的效率功能,我其實只用基本功能就超有幫助,如果你能用到更多一定更讚。
我目前只用免費功能,有打算研究一些更進階的用法,付費能解鎖更多功能甚至能搭配 GPT-4 使用。
「工具是用來解決問題,而不是給自己帶來更多麻煩的」
「 挑選工具,請依照你的工作習慣模式找適合的,不要追求大家都在推這種原因,因為適合別人的不一定適合你,如果發現大家推的不好用,請不要勉強自己,原因可能就是不適合你而已,人生已經很委屈了,不用在這個地方也委屈自己。 」
這是我想做的免費系列內容,我希望把我這些年經營個人品牌的經驗整理成文章分享給大家,如果你喜歡我的分享或有所收穫,很歡迎幫我分享出去!
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